Warum muss Digitalisierung so schwer sein? Diese Frage stellen sich viele Unternehmen, die – pandemiebedingt – sich mit diesem Thema konfrontiert sehen. Dass eine unternehmensweite Transformation auf eine digitale IT-Landschaft nicht nur die Implementierung einzelner Software-Tools bedeutet, mussten manche Manager schmerzlich lernen und stehen nun der Herkules-Aufgabe gegenüber, den Anschluss an die digitalen Vorreiter nicht zu verpassen. Denn diese definieren die Messlatte der Ziele und können die Früchte ihrer Bemühungen ernten, die sich in einem stabilen Umsatzwachstum zeigen.

Doch wie kommt es zu dieser großen Lücke? Sind die Software-Lösungen nicht für alle gleich? Woran liegt es, dass so manches Unternehmen eine Spitzenposition erreicht und andere, trotz enormer Investitionen, hinterher hecheln?

Eine Studie von Red Hat und Harvard Business Review Analytics Services bringt Klarheit und zeigt, welche Herausforderungen Unternehmen aktiv angehen müssen, um eine digitale Transformation erfolgreich umzusetzen. Die Priorität hierbei liegt klar auf der Hand: Erhöhung der Produktivität und Steigerung der Effizienz, Kontinuität und Resilienz sind klassische Ziele. Hinzu kommen Agilität der Geschäftsprozesse und Verbesserung der Kundenbeziehungen sowie eine konkrete Nutzung der Resultate aus den systematischen Analysen. Dies bedeutet, dass alle im Unternehmen gefordert sind, die Veränderungen, die mit einer digitalen Transformation einhergehen, zu tragen und voranzutreiben. Die Studie zeigt, dass diese Zielsetzung ein Treiber der erfolgreichen Digitalisierung darstellt. Beachtenswert ist dabei die Tatsache, dass nicht nur die Höhe des IT-Budgets einen mittelbaren Zusammenhang zum Erfolg zeigt, sondern die richtigen Technologien gepaart mit Kompetenz und einer Architektur, die den Menschen in den Vordergrund der Unternehmensbetrachtungen stellt. Konkret bedeutet das, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Akzeptanz und Nutzung passender Tools entscheidend zum Einstieg in die digitale Welt beitragen. Das beinhaltet auch die Zusammenarbeit von Mensch und Maschine, die idealerweise über alle Abteilungsgrenzen hinweg harmonisch und integriert funktioniert.

Dass diese ideale Welt nicht den großen Konzernen vorbehalten ist, zeigt sich an der PROMATIS. Der am Rande des Schwarzwalds beheimatete, mittelständische IT-Dienstleister ist international tätig und in der Branche wohlbekannt. Zählt doch die PROMATIS mit 160 Mitarbeitenden eher zu den kleineren Unternehmen, ist Innovation in allen Bereichen fest in den Strukturen verankert. Das zeigt sich in den kreativen IT-Entwicklungsprojekten, die in Zusammenarbeit mit führenden Universitäten entstehen und dennoch einen hohen Praxisbezug vorweisen, so dass die Kunden direkt vom Nutzen profitieren. Der Fokus liegt auf einer holistischen Betrachtung der Geschäftsprozesse sowohl für die Implementierung komplexer Softwarelösungen bei Kunden als auch in der internen Vorgehensweise. Als Experte für Business Process Management-Lösungen werden bei PROMATIS die Prozesse tagtäglich in den internen Abläufen gelebt. Das zeigt sich beispielsweise in einer nahtlosen Integration der Vertriebs- und Marketingtools für eine standardisierte und dennoch individuelle ausgerichtete Kundenbeziehung. Dabei werden die Aufgabenschwerpunkte der Abteilungen berücksichtigt, unnötige Komplexität vermieden und die Transparenz abteilungsübergreifend verwirklicht. Erweitert wird diese digitale Prozesslandschaft um den Transfer relevanter Unternehmensdaten (die sowohl aus dem ERP- als auch CRM-System stammen) in das zentrale Planungstool. Hier werden die maßgeblichen Informationen aller Unternehmensbereiche nach vorgegebenen KPI akkumuliert und direkt in die Balanced Scorecard eingespielt, um so einfach und unkompliziert die strategischen Ziele basierend auf Echtzeit-Daten im Auge zu behalten.

Ein weiteres Tool, das enorm den Arbeitsablauf der projektgetriebenen PROMATIS erleichtert, ist ein spezielles Workforce-Tool, das die Ressourcen in den internationalen Projekten koordiniert. Die Skills der Mitarbeitenden werden multilingual und systematisch direkt von der Personalabteilung erfasst und permanent um die erworbenen Qualifikationen erweitert. Diese können im Learning Center – integriert in die digitale Unternehmenslandschaft – entsprechend den Anforderungen und Qualifikationen modular in speziellen Trainingseinheiten erlangt werden. Projektverantwortliche steht somit ein Tool online zur Verfügung umso, entsprechend den Projektaufgaben, die geeigneten Experten zu selektieren und direkt in den Projekt-Tools einzuplanen, was wiederum für eine transparente Kommunikation mit dem Kunden im Projektverlauf förderlich ist. Diese ganzheitliche Vorgehensweise bringt Transparenz in die Prozesse, ermöglicht eine Fokussierung auf die Kernaufgaben und stellt die Stärken jedes einzelnen Mitarbeitenden in den Vordergrund der Betrachtungen.

Eine offene Kommunikation wird innerhalb des PROMATIS Verbunds, zu dem neben den Niederlassungen in Deutschland auch die Landesgesellschaften in Österreich, Schweiz und USA sowie weitere Partnerunternehmen wie Horus zählen, aktiv gelebt. Diese Offenheit zeigt sich aber auch in einer authentischen Darstellung nach außen, immer unter Beachtung der Interessen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die hinter den Entwicklungen des Unternehmens stehen bzw. diese aktiv vorantreiben.

Das Resultat der Bemühungen erhielt PROMATIS dieses Jahr mit der Auszeichnung des F.A.Z-Instituts zur Nr. 1 der Digitalen Vorreiter der IT-Dienstleister.

Diese errungene „Goldmedaille“ löste bei allen PROMATIS Mitarbeitenden ein Hochgefühl aus, insbesondere, da es eine Belohnung der Bemühungen um die Digitale Transformation ist. Es zeigt sich also, dass eine strategisch konzipierte digitale Transformation durch die aktive, kreative und engagierte Zusammenarbeit aller Beteiligten gelingen kann.