Für den speziellen Fall des Rechnungsaustauschs von Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern befasst sich der IT-Planungsrat für Bund und Länder mit dieser Thematik und beschloss im Juni 2017 eine Standardisierung – die XRechnung. Kernelement ist das strukturierte Datenformat, das die Inhalte einer Rechnung spezifiziert darstellt und somit für eine automatisierte und digitale Weiterverarbeitung geeignet ist. Demnach ist die XRechnung – ein XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell – eine solide Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen mit deutschen Verwaltungen. Entsprechend des vorgegebenen Zeitplans zur Einführung der XRechnung ist es nun ab 27. November 2020 für Unternehmen Pflicht, Rechnungen in diesem standardisierten Format an Bundesbehörden zu übermitteln. Papier- oder PDF-Formate werden ab diesem Zeitpunkt nur noch in Sonderfällen akzeptiert, die jedoch sehr stark reglementiert sind.
Die Nutzung der XRechnung in diesem ersten Schritt, betrifft den Rechnungsaustausch mit den Bundesbehörden; Länder und Kommunen folgen im Anschluss. Auch für Geschäfte innerhalb der EU ist die elektronische Rechnung teilweise erforderlich, wie beispielsweise in Italien, Spanien oder Frankreich. Diese Vorgabe basiert auf einer EU-Richtlinie von 2014, die sich für europaweite Vergabeverfahren entscheidend auswirkt.
Eine XRechnung enthält neben den umsatzsteuerrelevanten Bestandteilen weitere Informationen wie Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen und Lieferantendaten. Dabei werden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eingehalten. Neben den Inhalten ist auch eine Etablierung eines IT-gestützten Prozesses für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung von Rechnungen zu sehen – und zwar innerhalb Europas, auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene aber auch in weiteren Schritten für den gesamten B2B-Sektor.
Mit der XRechnung wurde ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung im Umgang mit öffentlichen Behörden unternommen. Die Vorteile für alle Beteiligten ist klar, Reduzierung der Kosten und Minimierung der zeitlichen Abläufe und somit eine Erhöhung der Unternehmensliquidität durch standardisierte Datenformate und Prozesse.
Unternehmen sollten die nahende XRechnung nicht ignorieren. Nutzen Sie die Chance, Ihre eigenen Prozesse zu optimieren und so Zeit und Kosten zu sparen. Fragen Sie uns! PROMATIS zählt mit seinen Best Practice Produkten für den Finance-Bereich zu den führenden Anbietern funktional ausgereifter und praxisorientierter Lösungen. Bei mehreren international tätigen Kunden haben wir die XRechnung erfolgreich eingeführt und nahtlos in die Unternehmens-IT integriert.
Autor: Sabine Rudolf
Bildquelle: © pixabay.com