Blog-Reihe aus der PROMATIS-Welt
Dass die Digitalisierung nicht nur ein Trend ist, sondern in der Unternehmensrealität angekommen ist, erleben wir tagtäglich. In dem Zuge stellen sich Unternehmen „großen“ Herausforderungen, wie beispielsweise die Einhaltung der Lieferkettensorgfaltspflicht oder auch dem Anspruch an konzernumfassende, homogene und transparente Finanzdaten. Dabei zeigen gerade die kleinen, aber feinen Innovationen, welche Vorteile die Digitalisierung für Unternehmen bietet.
PROMATIS ist Experte für komplexe und große Business-Lösungen, immer mit dem Ziel, den Kunden die perfekte Anwendung bereitzustellen. Das umfasst sowohl Applikationen als auch die Bereitstellung technischer Komponenten, die dann zu einer ganzheitlichen und vor allem auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenen Lösung führt. Diese Praxisorientierung ist fest in der PROMATIS verankert und basiert auf der Sensibilität für neue Herausforderungen sowie einer Kreativität in der Realisierung. Und so entstanden bei der PROMATIS Lösungen, die für eine Verschlankung, Vereinfachung innerhalb der PROMATIS Strukturen sorgen. In dieser Reihe zeigen wir, welche Innovationen die digitale Evolution vorantreiben – PROMATIS GOES DIGITAL.
#1 Digitale Lohnabrechnung
Wer kennt sie nicht, die Lohnabrechnung, ein Dokument, auf das wir jeden Monat sehnlichst warten. Viele Informationen sind darauf erfasst, streng nach den Vorgaben des § 108 der Gewerbeordnung (GewO), die auch fordert, dass die Abrechnung in „Textform“ dem Arbeitnehmenden zur Verfügung gestellt werden muss. Das bedeutet aber nicht, dass Papierform zwingend erforderlich ist und somit die Tür zum digitalen Gehaltszettel öffnet. Doch der Weg hierzu ist nicht so einfach wie es scheint. Zwar nutzt ein Großteil der Unternehmen eine HR-Software für den Bereich der Personalverwaltung, doch der nächste Schritt fehlt oftmals – bis jetzt, denn die Digitalisierung „digitalisiert“ unaufhaltsam. So verzeichnete DATEV, einer der größten europäischen Dienstleister im Bereich der Steuerberater, innerhalb der letzten drei Jahre eine Vervierfachung der rein elektronischen Zustellung der Entgeltdokumente . Die Vorteile sind allen ersichtlich. Das Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden der Abrechnungen entfällt, was Zeit, Kosten und Ressourcen einspart. Bei der elektronischen Zustellung müssen jedoch einige Punkte hinsichtlich eindeutiger Zuordnung und Gewährleistung der Datensicherheit berücksichtigt werden.
Die PROMATIS ist als mittelständisches Unternehmen mit dieser Thematik bestens vertraut. Dank einer etablierten HR-Lösung erfolgt die gesamte Personalverwaltung digital. Doch der Medienbruch zum Gehaltszettel aus Papier bestand bis dato – bis die Experten der PROMATIS eine Lösung entwickelten, die exakt unseren Anforderungen entspricht. So wird nun die Gehaltsabrechnung direkt aus dem Payroll-System als PDF erstellt und automatisch über eine Oracle Apex Applikation mit E-Mail-Notifikation verteilt. Das bedeutet konkret, dass unsere Personalbuchhaltung die fertigen Gehaltsdokumente per Klick den Mitarbeitenden zustellt. Diese Zurverfügungstellung erfolgt in einem internen Portal – das entsprechend den hohen Sicherheitsstandards der PROMATIS – für jeden Mitarbeitenden einen persönlichen Bereich bietet, der alle relevanten Dokumente komfortabel auflistet und einfach zu nutzen ist. Bei PROMATIS fand diese Innovation in allen Bereichen große Zustimmung und Akzeptanz, denn der digitale Gehaltszettel ist nun von überall und jederzeit verfügbar, sogar mit der gesamten Historie der Abrechnungen. Doch auch die Personalverwaltung ist mehr als zufrieden, denn der monatliche Abrechnungs-Marathon gehört nun der Vergangenheit an.
„Die digitale Gehaltsabrechnung erleichtert uns die Arbeit enorm“, so Susanne Becht, zuständig für den Bereich Payroll der PROMATIS. „Zumal wir nun auch gewährleisten können, alle Sicherheitsstandards im Umgang mit sensiblen Personaldaten zu erfüllen“, ergänzt Karin Freese, verantwortlich für Personal Administration.
Autor: Sabine Rudolf
Bildquelle: © urupong / istockphoto.com