Ein kleines Tool mit großer Wirkung – das Workforce Center der PROMATIS
PROMATIS steht für die erfolgreiche Realisierung komplexer Projekte, und das seit über 30 Jahren. Das hört sich toll an, ein wenig auch abstrakt, und wirft die Frage auf, was ist das Erfolgsrezept? Ganz klar, das ist das vielfältige Expertenwissen im Unternehmen und die intelligente Zusammensetzung der Teams, um in-time, in-budget und zur Zufriedenheit der Kunden die gestellten Aufgaben zu realisieren. Diese Vorgehensweise war und ist die Grundlage für den Erfolg der PROMATIS. Doch mit steigender Anzahl der Mitarbeitenden wuchs auch die Komplexität der Expertisen. Es war schnell klar, dass eine Lösung zum systematischen Management des Expertenwissens unserer Mitarbeitenden benötigt wurde, die es aber in der erforderlichen Form am Markt nicht gab. Die kreativen Köpfe der PROMATIS entwickelten daher ein Tool, das mittels standardisierter Abfragen die Hard- und Softskills der Mitarbeitenden erfasst und archiviert – das Workforce Center. Kernelement ist eine Wissensdatenbank über die Kompetenzen der Mitarbeitenden. Diese Expertisen zeigen sich in den Profilen der Mitarbeitenden und umfassen u.a. Ausbildung, berufliche Schwerpunkte, Berufserfahrungen, Schlüsselqualifikationen oder auch Sprachkenntnisse.
Als langjähriger Oracle Partner und der Fähigkeit komplexe Aufgaben anwenderfreundlich zu realisieren, verwenden die Experten der PROMATIS eine Oracle Datenbank als Herzstück und setzen die Implementierung mit Oracle APEX um. Das Resultat ist ein Tool, das übersichtlich, strukturiert und umfassend alle – für das PROMATIS Projektgeschäft relevanten – Informationen beinhaltet. Abteilungsübergreifend genutzt, erfreut sich das Tool seit der Einführung einer hohen Akzeptanz und ist im Daily Business fester Bestandteil. Hier spielt natürlich die Aktualität eine entscheidende Rolle, was durch eine einfache Pflege und die Administration erleichtert wird.
Der Vertrieb ist einer der intensiven Anwender, denn die Erstellung von Expertenprofilen, die für eine qualitative Angebotserstellung notwendig sind, musste in der Vergangenheit umständlich in vielfältigen Unterlagen recherchiert und in eine Vorlage gepackt werden. Im Workforce Center gehört das der Vergangenheit an. Allein die Eingabe der gewünschten Fähigkeiten, liefert eine sofortige Expertenliste inklusive dem Fähigkeitslevel. Die Profile jedes einzelnen Experten stehen vordefiniert in unterschiedlichen Formaten und einem einheitlichen Layout zur Verfügung und bieten dennoch die Möglichkeit für individuelle Anpassungen.
Für das Projekt-Business wurde eine Projektdatenbank erstellt, die die relevanten Informationen des Kunden sowie Anforderungen, Lösungen und Hinweise zu den einzelnen Projektmitgliedern inklusive ihrer Rollen strukturiert darstellt. Diese direkte Verlinkung von Projekt und Mitarbeitende sorgt für maximale Transparenz und eine umfassende Wissensdatenbank, die für die qualitative Projektplanung eingehend genutzt wird. Der Fokus liegt dabei auf der Auswahl passender Experten in den Projekten. Zur Verdeutlichung ein Beispiel: Für ein internationales Projekt wird ein Technischer Berater gesucht, der neben Englisch auch Japanisch spricht und im Bereich APEX umfangreiches Knowhow besitzt. Diese drei Kriterien in das Workforce Center eingegeben, listet es sofort die entsprechenden Mitarbeitenden mit weiterführenden Hinweisen über Erfahrungen in jeweiligen Projekten auf.
Ein weiterer Nutzen ergibt sich für die Weiterentwicklung der Talente im Unternehmen, die durch das Human Capital Management betreut werden. Aktuelle Auskünfte über Zertifizierungen sowie ergänzende Erfahrungen in den Projekten helfen dabei, gezielt weiterführende Unterstützung und Förderung der Potenziale individuell zu konzipieren und umzusetzen. Auch sind die Informationen eine transparente und valide Basis für die Mitarbeitergespräche, die regelmäßig und mit hoher Priorität bei der PROMATIS durchgeführt werden.
Ein kleines Tool mit großer Wirkung, das ist das Workforce Center für die PROMATIS. Dieses digitalisierte Management der Fähigkeiten aller Mitarbeitenden erhöht die Transparenz der Expertisen, bringt auch teilweise unerkannte Fähigkeiten zum Vorschein und sorgt für eine Reduzierung der aufwändigen Aufgaben im Tagesgeschäft. Kurz gesagt, ein Tool, das jeder im Unternehmen nutzt.
Autor: Sabine Rudolf
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