Datenschutzinformation für Kunden und Interessenten

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen als Kunde oder Interessent einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und über die Ihnen zustehenden datenschutzrechtlichen Rechte geben.

Für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle und Kontaktdaten

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts:
PROMATIS GmbH
Lerchenfelder Gürtel 43
1160 Wien
Tel.: +43 1 3950 800 990

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten in unserem Unternehmen benannt, den Sie unter folgenden Kontaktmöglichkeiten erreichen:
PROMATIS GmbH
– Datenschutzbeauftragter –
Lerchenfelder Gürtel 43
1160 Wien
E-Mail

Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nach den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Die Verarbeitung und Nutzung der einzelnen Daten ist abhängig von der vereinbarten Dienstleistung.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Haben Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung unserer Verträge mit Ihnen, d. h. insbesondere im Rahmen der Auftragserfassung, Dienstleistungserbringung, Beratungstätigkeit und Fakturierung sowie zur Durchführung von Maßnahmen und Tätigkeiten im Rahmen von vorvertraglichen Beziehungen, wie beispielswiese die Angebotserstellung.

Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder öffentlicher Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn dies zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen (z. B. Handels-, Steuergesetze) oder zur Einhaltung aufsichtsrechtlicher oder anderer behördlicher Vorgaben notwendig ist.

Weiterhin verarbeiten wir Ihre Daten ggf. für die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie die Prüfung durch Steuer- und andere Behörden. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

Interessenabwägung von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrags hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Insbesondere zu folgenden Zwecken:

  • Werbung oder Marktforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben.
  • Durchführung von Webinaren und Veranstaltungen.
  • Anreicherung unserer Daten, u. a. durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten.
  • Statistische Auswertungen oder Marktanalyse.
  • Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen und Produkte sowie bestehenden Systeme und Prozesse.
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind.
  • Einholung von Auskünften und Datenaustausch mit Auskunfteien, soweit dies über unser wirtschaftliches Risiko hinausgeht.
  • Eingeschränkte Speicherung Ihrer Daten, soweit eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist.
  • Interne und externe Untersuchungen und/oder Sicherheitsüberprüfungen.
  • Erhalt oder die Aufrechterhaltung privatrechtlicher oder behördlicher Zertifizierungen.
  • Sicherstellung und Wahrnehmung unseres Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen.

Erhebung Ihrer Daten

Wir speichern die von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten sowie ggf. von Dritten rechtmäßig erhaltene personenbezogene Daten (z.B. Adressverlage, Auskunfteien), soweit dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist. Weiterhin verarbeiten wir personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Presse, Internet, andere Medien, Handelsregister). Relevante personenbezogene Datenkategorien können insbesondere sein:

  • Personendaten (Name, Titel, Beruf/Branche, Funktion, Abteilung und vergleichbare Daten)
  • Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefonnummer und vergleichbare Daten)
  • Werbe- und Vertriebsdaten
  • Dokumentationsdaten (z. B. Protokolle aus Besprechungen)
  • Daten, die zur Abwicklung unserer Vertragsbeziehung oder eines Projekts mit Ihnen erforderlich sind (z. B. Zahlungsdaten, Bestelldaten)
  • Kundenhistorie
  • sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten

Empfänger Ihrer Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an bestimmte Unternehmen übermittelt, wenn diese Aufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen oder wenn dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist.

Darüber hinaus können folgende externe Stellen Ihre Daten erhalten:

  • Von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), Dienstleister für unterstützende Tätigkeiten und weitere Verantwortliche im Sinne der DSGVO, insbesondere in den Bereichen IT-Dienstleistungen, Logistik, externe Rechenzentren, Unterstützung/Wartung von IT-Anwendungen, Buchhaltung und Controlling, Einkauf/Beschaffung, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Kreditinstitute.
  • Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt.
  • Stellen und Institutionen aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten (z. B. Behörden, Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter, verbundene Unternehmen).
  • Sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Eine Datenübermittlung an Stellen in Drittstaaten findet statt, soweit es zur Ausführung Ihres Auftrags/Vertrags erforderlich ist, es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), es im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten liegt oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Dauer der Speicherung Ihrer Daten

Grundsätzlich verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie es nach dem jeweiligen Zweck erforderlich ist. Damit richtet sich die Speicherdauer auch nach der Dauer unserer Geschäftsbeziehung, dies umfasst auch die Anbahnung (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und die Abwicklung eines Vertrags.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z. B. HGB, AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre über das Ende der Geschäftsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.

Ferner beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.

Ihre Rechte / weitere Hinweise

Widerspruchsrecht
Nach Art 21 DSGVO haben Sie in Bezug auf Daten, die auf Grund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO) erhoben wurden bzw. werden, jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Machen Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch, werden Ihre Daten nicht weiter verarbeitet, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nach, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten gegenüber überwiegen, oder die Verarbeitung dient z. B. der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch, um Direktwerbung zu betreiben. Sofern Sie keine Werbung erhalten möchten, können sie jederzeit widersprechen. Ihre Daten werden wir dann nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeiten. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Der Widerspruch kann formlos erfolgen und sollte möglichst an die zu Beginn dieser Datenschutzinformation aufgeführte Adresse unseres Datenschutzbeauftragten gerichtet werden.

Widerrufsrecht bei einer Einwilligung
Soweit die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie jederzeit das Recht, die Einwilligung zu widerrufen. Das gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die Sie uns vor der Geltung der DSGVO am 25. Mai 2018 erteilt haben. Der Widerruf der Einwilligung erfolgt für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten. Der Widerruf einer Einwilligung kann per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten erfolgen. Alternativ können Sie einen beliebigen anderen Weg wählen, um uns den Widerruf der Einwilligung mitzuteilen.

Weitere Datenschutzrechte gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. b/d DSGVO
Neben Ihrem Recht auf Widerspruch haben Sie gemäß den Bestimmungen der DSGVO ein

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG) über Ihre personenbezogenen Daten
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, § 19 BDSG)