Die ersten Ansätze zur Digitalisierung der buchhalterischen Welt stammen aus der EU-Richtline 2014/55/EU aus dem Jahr 2014. Die e-Rechnung, die sich daraus entwickelte, erfuhr in den letzten Jahren eine steigende Aufmerksamkeit. Ein wichtiger Meilenstein war die Verpflichtung der Rechnungssteller im November 2020, den Rechnungsaustausch mit deutschen Verwaltungseinheiten mittels der e-Rechnung zu realisieren (siehe Blog der PROMATIS „XRechnung – ein weiterer Schritt der „öffentlichen“ Digitalisierung“). Dieser Standard für B2G (Business-to-Government) ist in Deutschland unter dem Namen XRechnung bekannt. Es gibt unterschiedliche Plattformen zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen wie beispielsweise Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine), um die grenzübergreifende Abwicklung im Beschaffungsprozess elektronisch, standardisiert und automatisiert zu realisieren. Dieser Übertragungskanal bietet die Möglichkeit eines Massenexports von e-Rechnungen, was zu einer Effizienzsteigerung der Rechnungsverarbeitung und dadurch einer Liquiditätsverbesserung der Lieferanten führen kann.
Das war aber nur der erste Schritt: Die Digitalisierung schreitet weiter voran und der nächste Meilenstein steht konkret an. Ein neuer Gesetzentwurf sieht vor, dass zukünftig alle Unternehmen im innerdeutschen Verkehr maschinenlesbare Rechnungen empfangen und versenden müssen. Das bedeutet, dass ausschließlich e-Rechnungen zu stellen sind. Als Starttermin plant die Bundesregierung den 1. Januar 2025. Im ersten Schritt ist der Empfang der elektronischen Rechnungen zu gewährleisten, für die Erstellung und Versendung ist eine Übergangszeit von einem Jahr angedacht. Spätestens ab dem 1. Januar 2026 gilt das AUS für Rechnung auf Papier oder als PDF.
Die Uhr tickt, und für Unternehmen bedeutet das erstmal einen zusätzlichen Aufwand, denn die Investition in die Anpassung von Geschäftsprozessen und Softwaresystemen ist zu planen, implementieren und in die gesamten Unternehmensprozesse harmonisch und valide zu integrieren. Nicht nur der gesetzliche Druck, auch viele Argumente sprechen für eine Einführung der e-Rechnung und zeigen langfristig positive Auswirkungen der Digitalisierung. Das standardisierte Format erleichtert die Automatisierung der gesamten Buchhaltungs- und Finanzsysteme. Verkürzte Durchlaufzeiten, Reduzierung manueller Aufgaben, Steigerung der Qualität und Vermeidung von Materialien wie Papier oder Drucker unterstützen Unternehmen dabei, nachhaltiger zu wirtschaften. Ein weiterer, entscheidender Vorteil ist die Vermeidung von Medienbrüchen. Die bisherige Vorgehensweise mit der Rechnungserstellung auf Papier oder als PDF birgt immer wieder potenzielle Fehlerquellen, sowohl im Handling als auch in der Durchgängigkeit der Datenhaltung. Auch der internationale Zahlungsverkehr vereinfacht sich, denn durch diese Standardisierung wird die Compliance gestärkt.
Die Zeit wird knapp, wenn eine durchdachte und nahtlose Umstellung auf die elektronische Rechnung im Unternehmen erfolgen soll. In diesem Zusammenhang ist eine kritische Betrachtung der existierenden Prozesse empfehlenswert, denn oftmals lassen sich festgefahrene Routinen modernisieren und optimieren. Basierend auf den Ergebnissen der Analysen entstehen Konzepte, die sowohl die erforderlichen als auch bewährten Prozesse im Unternehmen enthalten – kombiniert mit technischen Innovationen und Lösungen, die für Effizienz und Wirtschaftlichkeit sorgen, sowie unter Berücksichtigung der speziellen unternehmensspezifischen Anforderungen.
Die Tage der traditionellen Papierrechnung sind gezählt, denn die e-Rechnung wird Pflicht; das ist gewiss. Die Vereinfachung und die langfristigen Vorteile der Digitalisierung in diesem speziellen kaufmännischen Bereich sind für Unternehmen von großer Bedeutung und ermöglichen für alle Beteiligten eine enorme Erleichterung.
Autor: Axel Bröker
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