Die Digitale Lösung, die weit mehr kann als nur Listen erstellen
Die Inventarisierung von Hard- und Software in Unternehmen ist vergleichbar einen Bienenschwarm zu hüten. Immer wieder tanzt etwas aus der Reihe, verschwindet und taucht unerwartet da auf, wo es überhaupt nicht erwartet wird. Eine Listung der einzelnen Elemente ist schon Sisyphusarbeit, doch eine systematische Inventarisierung, die noch in die digitalen Unternehmensprozesse integriert ist, erschwert durch eine rapide ansteigende Zahl Mitarbeitenden, stellt einen exponentiellen Aufwand dar.
Genau diese Problematik betraf PROMATIS. Internationale Projekte, zahlreiche Standorte und steigende Aufgaben erfordern stetig wachsende Ressourcen, insbesondere an Hard- und Software. Um systematisch und integriert diese verwalten zu können, entschied sich PROMATIS für eine intern entwickelte Lösung, die exakt diese Anforderungen abbildet. Doch bevor die Entscheidung fiel, wurden in Workshops die Anforderungen aller Beteiligten aufgenommen, bewertet, analysiert und dann in einem Pflichtheft systematisch definiert. Aktiv beteiligt war die Buchhaltung (für die buchhalterischen Rechtmäßigkeiten) sowie die Abteilung für Systemadministration (für die technische Bereitstellung). Das Ergebnis ist eine integrierte, workflowbasierte Lösung, die innerhalb kürzester Zeit von den IT-Experten der PROMATIS entwickelt und implementiert wurde.
Welche Schwierigkeiten, Funktionen und auch welchen Nutzen dieses Projekt hatte, erklären zwei der treibenden Projektmitglieder: Steffen (Angestellter im Bereich General Administration, Finance & Purchasing), der die Anwenderseite der Buchhaltung vertritt und Paul (Digital Infrastructure Expert), verantwortlich für alle IT-relevanten Bereiche.
Warum wurde diese Lösung selbst entwickelt?
Paul: Die auf dem Markt verfügbaren Lösungen waren für PROMATIS nicht geeignet. Entweder zu komplex oder mit zu wenig Funktionen ausgestattet, die unsere Anforderungen abdecken. Da wir als Oracle Partner natürlich auch mit diesen Lösungen vertraut sind, nutzen wir das schon vorhandene Knowhow und realisierten somit die speziellen Anforderungen.
Steffen: Unser System sollte möglichst alle Hard- und Software-Komponenten – darunterfallen nicht nur Laptop und Bildschirme, sondern auch Präsentationsequipment und vor allem auch die speziellen Software-Applikationen, die benötigt werden – in eine systematische Form bringen. Hinzu kam, dass wir eine prozessorientierte Verbindung zu unserem ERP-System bereitstellen mussten, so dass wir im neuen IT-Bestand einen validen Bestand unseres Analagevermögens abrufen können.
Was waren die ausschlaggebenden Gründe für die Digitalisierung des IT-Bestands?
Steffen: Vor der Einführung unseres neuen IT-Bestands wurde das Hard- und Software-Inventar mittels einer Excel-Liste geführt, was unübersichtlich und schwer zu pflegen war, insbesondere da die Liste durch neue Anforderungen oder Erweiterungen des Zubehörs für Mitarbeitende immer größer, komplexer und unübersichtlicher wurde.
Paul: Ebenso konnte jeder alles in der Liste bearbeiten, was die Fehleranfälligkeit erhöhte und daraus resultierend ein Mehraufwand generiert wurde.
Steffen: Hinzu kam, dass durch die manuelle Pflege des IT-Bestands auch keine direkte Vergleichbarkeit mit unserem ERP-System NetSuite erfolgte, so dass Anlagevermögen der Buchhaltung und IT-Bestand nicht übereinstimmten.
Wie sieht der Prozess nun heute mit der neuen digitalisierten Inventarisierung des IT-Bestands aus?
Steffen: Die gesamte Lösung wurde prozessorientiert konzipiert. Das bedeutet, neue Geräte werden im Anlagevermögen in NetSuite erfasst, mit der zugehörigen Anlagennummer (aus NetSuite) in den IT-Bestand übertragen, dort den Mitarbeitenden zugewiesen und verwaltet. Auch eine Ausmusterung eines Geräts erfolgt auf diesem Weg, also IT-Bestand und Anlagevermögen werden entsprechend korrigiert.
Paul: Alle Informationen sind zentral in einer Datenbank hinterlegt und die gesamte Pflege des Bestands erfolgt nun berechtigungsgesteuert über eine APEX-Maske der Weboberfläche. Bei anfallenden Änderungen können diese geordnet und bei Bedarf auch zeitgleich eingetragen werden.
Welche Vorteile sind schon nach der kurzen Laufzeit ersichtlich?
Paul: Viele! Wir können nun jederzeit einen Bericht über den aktuellen Lagerbestand der Hard- und Software in allen Niederlassungen aufrufen und den künftigen Bedarf rechtzeitig planen. Auch sind Wartungsinformationen zu jedem Gerät hinterlegt, so dass wir bei Problemen schnell auf die richtige Information zugreifen können. Das Berechtigungskonzept erlaubt nun auch eine aufgabenbezogene Bearbeitung entlang des gesamten Lebenszyklus der Komponenten, was für uns eine enorme Arbeitserleichterung bedeutet und eventuelle Fehler minimiert.
Steffen: Der große Vorteil ist die Verbindung mit NetSuite. Durch das Berechtigungskonzept entstehen weniger Fehler, was dazu führt, dass die Daten in „IT-Bestand“ und „NetSuite“ besser übereinstimmen. Mit den neuen Masken der APEX-Anwendung wird die Verwaltung und Überwachung transparenter.
Fazit dieser PROMATIS Lösung ist, dass die Digitalisierung des IT-Bestands weit mehr als eine Auflistung der Geräte ist. Gesteuert durch den praxisbezogenen Workflow und optimiert durch Software-Applikationen, wurde eine Anwendung generiert, die einen realen Nutzen für die vielschichtigen Anforderungen darstellt.
Autor: Sabine Rudolf
Image: © thisisengineering / unsplash.com