Unternehmen auf ihrem Weg in eine nahtlose digitale Zukunft
Die Digitalisierung bringt zahlreiche Innovationen mit sich, die sich insbesondere im Zahlungsverkehr zeigen. Vielfältige Veränderungen und innovative Entwicklungen bewirken, dass Zahlungen auf neue Weise abgewickelt werden, jedoch Unternehmen vor die Herausforderung stellen, neue Konzepte in die Geschäftsprozesse aufzunehmen. Der Druck von außen, sprich von behördlicher Seite, die diese Digitalisierung fördern, ist enorm und zeigt sich in einer strikten Anweisung zur Umsetzung neuer Normen und Vorgaben und das nicht nur auf nationaler Ebene. Eine derart globale Denkweise ist notwendig, denn vereinfachte Prozesse und standardisierte Vorgehensweisen sind in der internationalen Wirtschaft unerlässlich. Teilweise schon umgesetzt, doch zum größten Teil noch in der Planung, sind verpflichtende Neuerungen, die Unternehmen jetzt angehen müssen.
Die Schweiz übernimmt eine Vorreiterrolle im digitalen Zahlungsverkehr, begründet durch das extrem hohe Rechnungsvolumen des Landes und den daraus resultierenden Anforderungen nach effizienten Prozessen. Der erste Schritt aus der analogen Welt war im Jahr 2019 die Einführung der QR-Rechnung, eine Weiterentwicklung des Schweizer Einzahlungsscheins, die alle relevanten Informationen verschlüsselt enthält und somit eine einfache, sichere, einheitliche und valide Zahlungsweise darstellt. Der nächste Schritt, um die gesamte Wertschöpfungskette von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung zu schließen, ist die E-Bill. Hiermit können Rechnungen online über das Bankkonto empfangen, geprüft und bezahlt werden. Dies bedeutet für Unternehmen eine extreme Vereinfachung der Prozesse, setzt jedoch voraus, dass strukturelle Änderungen in den Systemen notwendig sind. Basierend auf der XML-Technologie, können strukturiert Daten übertragen und so der gesamte kreditorische und debitorische Zahlungsverkehr in digitaler Form abgewickelt werden. Anpassungen und Ergänzungen in ERP- und weiteren finanzrelevanten Systemen sind notwendig, um die Prozesse O2C (Order to Cash) sowie P2P (Procure to Pay) vollständig abzubilden und die Vorteile einer medienbruchfreien Vorgehensweise zu nutzen.
Ein weiterer Meilenstein hinsichtlich einer durchgängigen Digitalisierung stellt die EN 16931 dar. Vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt und 2017 von der EU verabschiedet, beinhaltet diese Norm ein semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. In Deutschland wird diese verpflichtende Anforderung durch das Format XRechnung umgesetzt – eine elektronische Rechnungszustellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes. Obwohl derzeit nur für den öffentlichen Sektor verpflichtend, erkennen Unternehmen für den umfassenden Zahlungsverkehr zunehmend die Vorteile einer normierten elektronischen Rechnung und setzten diese in ihren Prozessen ein.
Die ViDA (VAT in the Digital Age) – Initiative der EU-Kommission, stellt einen weiteren Baustein der Digitalisierung dar. Der Vorschlag, der im Dezember 2022 veröffentlicht wurde, umfasst Erleichterungen im grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU sowie digitale Berichtspflichten und E-Invoices. Diese Änderungen betreffen branchenübergreifend alle Unternehmen, was eine langfristige und konzeptionelle Planung zur Umsetzung in ERP-Systemen sowie allen Prozessen entlang der Lieferketten umfasst.
Die nahtlose digitale Zukunft wird Realität, das steht fest. Doch der Weg in diese neue Welt ist mit extremen Anstrengungen, insbesondere für Unternehmen, versehen. Die Vorteile digitaler, einheitlicher, harmonischer und valider Prozesse sind mehr als bekannt und werden schon heute umgesetzt, da diese Vorgehensweisen positive Impulse für die Wirtschaftlichkeit der Unternehmen, Gesellschaft und Umwelt schaffen. Unterstützung in dieser komplexen Welt, die sowohl die rechtlichen Grundlagen, Kenntnisse der Business-Lösungen und Expertise in vielschichten Prozesslandschaften beinhaltet, ist erforderlich. PROMATIS, Spezialist für Business Excellence und mit Erfahrung im internationalen Finanz-Business, steht als kompetenter Partner mit praxiserprobten und etablierten Konzepten zur Verfügung.
Autor: Sabine Rudolf
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